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インフラSE日記

OSS、仮想化、金融工学、ゲーム、ときどきラーメン

報連相について

社会人になって初めて報連相ということをやりました。

「最初は自分のやったことや状況を報告するだけじゃん!」って思っていたのですが、

思ったよりも報連相って難しいということを身をもって知りました。

 

仕事をする上で重要だとされている報連相(報告・連絡・相談)が、何故中々できるようにならないのか?ということについて考えてみました。

 

そもそも、報連相って何でしょうか?

Wikipediaを調べてみると、『報連相とは「報告」「連絡」「相談」の略で、1982年に山種証券の山崎富治が社内キャンペーンで始めた』と書いています。

報告は、上司からの指示や命令に対して作業の経過や結果を知らせること。

連絡は仕事上の上下関係にかかわらず、業務連絡などを知らせること。

相談は自分で業務の判断ができないとき、上司や先輩、同僚に参考意見や助言をもらうこと。

 

たったこれだけのことなんです。

なぜこんな簡単なことができないのでしょうか?

連絡はただ単に業務連絡をみんなに伝えるだけなので、省略します。

ここでは主に報告・相談について書きます。

 

報告ができない理由は、僕の場合は2つあると思っています。

1. 何を報告したらいいかがわからない

2. 報告するよりも、作業を優先したい(と思ってしまっている)

 

1は簡単です。「そもそも、何を報告すればいいの?」となってしまっているから報告できないんです。

社会人一年目でほとんど初めてやることばっかり。何をすればいいかわからない。

作業を始めてもやり方が合ってるか間違っているかもわからない。

「なら、何をすればいいか訊けよ」「やり方が間違っているかもしれないなら確認しろよ」と言われそうですが、まさにその通りだと思います。

『聞くは一時の恥聞かぬは一生の恥』じゃないですが、何をすればいいかわからないことを訊いたら「お前、そんなこともわかってないのか!」と怒られそうだから言わないだけなんだと思います。

つまらないプライドがあるんでしょうね。「怒られたくない」「これくらいのことは理解できる」と思っている。訊かないほうが怒られるなんてわかっているのに、と。

少し話はそれましたが、「じゃあ何を報告すればいいのか」を考えてみることにしました。ここでは、「いつ報告するのか」で報告内容が変わってくるため、報告するタイミ

 

1. 作業の序盤

 方向性を確認する。

 例)「このやり方でやろうと思ってますが、いいですか?」

 「作業内容はこれで合ってますか?」

2. 作業の中盤

 網羅性と進捗を確認する。

 例)「今、50%くらいの出来で今のところ順調です」「ちょっと遅れ気味です」

3. 作業の終盤

 品質を確認する。また作業が完了したことを伝える。

 例)もっと精度・品質を挙げるためにはどうしたらいいか?

 

つまり、作業の方向性の確認⇒進捗状況⇒品質改善・終了報告という経過をたどってタスクが無事完了するということです。

途中でやり方が間違っていれば、当然それまで行っていた作業は無駄になります。

100%終了してからやり方が間違っていれば、その時間何やってたの?ということになります。手戻りをなくすために方向性を確認するのです。

 

今までの話とは別に、「よし、今やってるタスクが半分くらい終わったことを報告(中盤の報告)しよう!」と思って上司を見たらすごく忙しそうで話しかけにくい雰囲気で「今はやめておこう、暇そうになったときにスキを見て報告しよう」と思うことは何度もあります。そしてズルズルとタイミングを失って「おい、アレどうなったんだよ?」

と言われてしまうことも結構有ります。

報告しようと思ったけど上司が忙しそうで、後回しにして結果「アレどうなったんだよ?」と訊かれてしまうことを防ぐためにはどうしたらいいでしょうか?

 

思いついたのが下の2つ。

1. 報告に優先度をつける

2. 端的に「報告があるのですが、後で確認して頂いていいですか?」と報告が

 あることだけを伝える

 

1は簡単で「今すぐ報告する」「もう少し後で報告する」「30分後くらいに報告する」「最悪報告しなくてもよい」の4つくらいに優先度をつけます。

最後のは自分で報告する/しないを判断できるようになってからなので、今は無視します。

それぞれの判断基準は下記のとおりです。

今すぐ報告する・・・報告しないと次のタスクへ行けない、方向性の確認など

もう少し後で報告する・・・少し遅れ気味の進捗報告

30分後くらいに報告する・・・遅れがない進捗報告

 

30分後という数字が妥当かどうかわかりませんが、しばらくこれでやってみたいと思います。

2は難しいと思います。「忙しそうだから邪魔しちゃ悪いと思ったけど、報告しないといけないからとりあえずするね」というニュアンスも微妙に含んでおり、人によっては怒るかもしれません。言い方にもよりますが。

これは工夫する必要があるともいます。

 

★★★★★★

 

そういえば、報連相ができない理由を考えていました。

原因2つ目は「報告するよりも、作業を優先したい」ということです。

「報告するとめんどくさいことをツッコまれる、それよりも作業を進めたい」「タスクが2時間って予実を書いているのに、報告すると結構時間とられるよな・・・」

と心の何処かで思ってしまっているんです。

こんなことにならないようにするための解決法は1つしかありません。

『報告することを前提としてタスクの予実を切る』です。

「このタスクなら3回位は報告するかな」、「この人ならこんなことをツッコんでくるかな」と考えてタスクの予実を書きます。

これが簡単にできたら苦労はしないんですけどね。

 

以上の2つの原因をそれぞれ考えてみました。

なかなか難しいですが、ある程度気楽に「怒られてもいいからとりあえず報告してみよう」と思って報告することにします。

そのうちうまく出来るようになったらいいなと思います。